1、称谓。在首行顶格位置写称谓，后加冒号。为表示尊敬，亲切，一般在称谓前会加上“尊敬的”或“亲爱的”等词（由写信人与收信人的关系亲疏远近而定）。
2、问候语。第二行开头空两格写问候语。运用礼貌语言，可以使收信人感到亲切，受到尊重。长者多问候身体，中年人问候事业和家庭，青年人问候爱情和学业，少年儿童多祝愿健康成长。
3、正文。另起一行空两格，一般一件事一段，注意分层次叙述，语言简洁清晰，准确通俗，明白如话。不要做过多的修饰，以免对方难以理解。
4、结尾。根据收信人的身份，写表示祝福的话，以表示礼貌。一般性的祝词有“致敬”“敬礼”，格式是另起一行空两格写“此致”，下一行顶格写“致敬”（给长者一般写“祝您健康长寿”，给朋友写“祝工作顺利”，给晚辈写“祝你学习进步”。“祝”前空两格，祝福语顶格写）
5、署名和日期。最后两行靠右边写写信人的姓名（就是自己的名字），姓名下方落下写信日期。根据写信人和收信人的关系，在姓名前可以表明身份，如“学生×××”，“儿×××”等。