公司文书收发作业规范

第一条 设立目的

为加强文件收发管理，规范公文正常流程，有利于顺利开展工作，特制定本规范。

第二条 负责部门

本公司所有外来文书，都由______部门统一接收与分发。

本公司文书的邮寄、送发统一由______部门负责。

第三条 具体操作规范

一、接收文书

1．_____部门按下列规定处理所到达的文书：

（1）把公司文书与个人文书区分开来；

（2）由_____部门直接开启送达的公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章，注明收发日期；

（3）对于不开启也能估计事项并不重要的文书，以及绝密文书、亲启文书，只要在封面上加盖收发印章、注明收发日期即可。

2．凡符合下列规定的文书，都必须做好登记，注明文号、标题、来文机关等内容：

（1）若能判定或者未开启也能判断是重要的文书或者有重要物品的文书；

（2）专人传递的文书；

（3）标有“绝密”类或亲启字样的文书。

3．_____部门必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。

4．凡下班后，或规定工作时间以外，或节假公休日到达的文书，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日早晨移交_____部门。

二、分发文书

1．公司文书

（1）公司文书送_____办公室，由其根据文件内容分发至各_____办公室；

（2）一般专项性工作的文件，直接送分管_____阅处；全局性、综合性、重要性文件应先送_____定夺；

（3）____阅后文件应签批办理意见，_____根据签批意见分送有关人员阅知办理；

（4）重要的文件工作办理完毕或工作落实后，应及时收回，送_____存档。

2．个人文书

（1）重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人，在接受人不在的情况下，嘱托_____转交，领取文书者必须在登记簿上签名盖章；

（2）文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中；

（3）私人信件直接分送本人，让领取者在登记簿上签名盖章。

三、拟写文书

1．拟写负责人

拟写文书遵循谁负责谁拟写的原则，具体如下：

（1）有关业务方面的或一般专业性的的文件由承担其工作职能的_____部门拟稿；

（2）有关综合行政方面的，制度性、事务性文件由_____部门负责拟稿；

（3）股东会、董事会、监事会等工作性文件由_____负责拟稿；

（4）集团重大投资方案，中、长期发展计划，远景规划等_____参与拟定；

2．拟写文书流程

（1）拟文部门明确拟文内容，确定拟稿人员；

（2）拟文人员用规范的拟文稿纸拟文，载明文件名称、文件编号、拟稿人、核稿人、签发人等项目，拟文完毕，签署拟稿人姓名，送_____；

（3）拟文部门负责人审核初稿，审稿后签署核稿人姓名，然后送_____审批；

（4）审批后，由_____部门安排打印、校对。

四、寄发文书

1．具体流程

（1）寄发公司外的一般文书，_____部门封缄之后，直接送交_____统一寄发。

（2）汇集所有的待发文书，做好文书发送登记。

（3）待发文书必须在一定时间内发送出去。特快专递以及电报等文书，必须即时发出。

（4）凡机密或亲启文书，_____必须加盖“绝密”、“密”、“亲启”等字样印章后发送，并给_____以必要的回复。

（5）其他重要文书或快递文书，必须加盖“专递”、“面呈”、“快递”等字样印章，并给_____必要地回复。

2．费用

（1）邮费与电报费用由_____统一开支。

（2）按月决算邮费与电报费用开支。

第四条 附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

本办法最终解释权归本公司。