记录控制程序

xxxxxxxx创科技有限公司 名 称： 文件编号： 版 本 号： 版次更迭 A0 运作程序 页 数 第 1 页，共 3 页 （受控情况印章） 记录控制程序 发布日期： 生效日期： 修订履历（由文件制订/修订人每次更改时填写） 修订内容概述 修订人 首版发行 生效日期 制订与审核（二级文件由管理者代表审核，三级文件由部门负责人审核） 编部门及职务： 品质部/工程师 制签名/日期： 审部门及职务： 管理者代表 核 签名/日期： DCC编号与格式审查 DCC编号与格式审查结果： DCC签名/日期： 会签与分发（由文件制订/修订人填写需要会签与分发的单位/部门） 部门 会签 分发（份数） 部门 会签 分发（份数） 批准（二级文件由总经理批准，三级文件由管理者代表批准） 批准： 日期：

xxxxxxxx创科技有限公司 名 称： 文件编号： 版 本 号： 1 目的 运作程序 页 数 第 2 页，共 3 页 （受控情况印章） 记录控制程序 发布日期： 生效日期： 为有效控制记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处理，使记录管理规范化和系统化，特制定本程序。 2 范围 适用于本公司质量、有害物质过程管理体系涉及的所有记录的控制。 3 定义 3.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 4 职责 4.1 各部门：负责本部门记录的编制、填写、收集和归档； 4.2 文控中心：负责记录的编号确认、登记、版本控制、存储和处理； 5 内容 5.1 记录的编制与登记 各部门根据文件的需要制定相应的表格，并按《文件编制规范》的要求对表格进行编号。文控中心负责对各部门编制表格的编号和版本进行检查，确认无误后登记至《记录表格汇总表》并保存表格原稿。 5.2 记录的填写、收集和归档 5.2.1 各部门负责按文件规定的要求和表格设计的栏目进行记录填写。所有记录应保持字迹清晰、易于识别和检索，保证记录的可追溯性。记录严禁涂改，如需修改，须在修改位置旁签名并注明修改日期。 5.2.2 各部门负责指定专人及时收集和整理本部门填写完整的记录，存放至指定位置以防损坏和丢失。 5.2.3 记录应按月份分类整理装订成册，并在封面上注明记录的名称、年月。 5.2.4 记录分类按月份进行归档，当各部门记录因查阅需要而存储在现场时，由各部门负责记录的保管；当各部门记录不需要查阅或较少查阅时，由各部门将记录统一提交至文控中心存档（一般情况下，现场保存最近两个月的记录，超出两个月的记录，提交至文控中心统一存档）。 5.2.5 其它职能部门因记录较少且需要长期查阅，这部分记录可由相关部门自行存档和保管，存档方式由职能部门自行确定，但需要确保记录完好无损及可追溯性。 5.3 记录的保存 5.3.1 记录装箱保存时须统一张贴附录1：《记录装箱标签》。 5.3.2 记录保存期限按附录2：《记录控制一览表》执行。

xxxxxxxx创科技有限公司 名 称： 文件编号： 版 本 号： 运作程序 页 数 第 3 页，共 3 页 （受控情况印章） 记录控制程序 发布日期： 生效日期： 5.3.3 记录应存放在干燥通风的地方，以确保文件在保存期内不被损坏。 5.3.4 所有受控文件及客户资料类文件的相关记录超出保存期限或不再需要保存的文件，由文控中心统一作废处理。 5.3.5 对于本程序未涉及的记录，由各部门根据需要自行确定适当的保存期限以备查并组织做好定期清理工作。 5.3.6 当公司规定的记录保存期限与政府部门的规定不一致时，按政府部门的规定执行。 5.3.7 对于法律法规有要求的记录，如UL、SGS的检测报告，按法律法规或检测机构的指定期限进行保存。 5.3.8 当客户对记录的保存期限另有要求时，按客户要求执行。 5.3.9 所有记录除用纸质档保存外，还可采用其它如电子媒体等形式予以保存，各部门应根据实际情况制定本部门电子媒体记录的保存、查询、备份及标识要求，以确保相关记录在需要时能及时准确提供。 5.4 记录控制的稽查 文控中心负责按本程序规定每月对各部门记录控制的执行情况进行稽查，记录控制的稽查与文件控制的稽查相结合。对于执行有问题的部门，由文控中心发出《纠正与预防措施单》，要求责任部门整改与跟进改善效果。文控中心每月将稽查情况制定成报告并在全公司发布。 6 相关文件 6.1 《文件和资料控制程序》 6.2 《纠正和预防措施控制程序》 6.3 《文件编制规范》 7 相关表格 7.1 《记录表格汇总表》 8 附录 8.1 附录1：《记录装箱标签》 8.2 附录2：《记录控制一览表》 8.3 附录3：记录控制流程图