浅谈工程资料管理

发表时间：2019-07-09T15:59:59.853Z 来源：《电力设备》2019年第6期 作者： 李丽英[导读] 摘要：随着建筑业的快速发展,工程资料的管理已经成为施工过程中的重要任务之一。 （四川省水利电力工程局 四川资阳 641399）

摘要：随着建筑业的快速发展,工程资料的管理已经成为施工过程中的重要任务之一。工程资料管理是确保工程质量和安全的重要环节,也是施工管理过程中程序、标准化和制度化的具体体现,包括五类工程管理和验收资料、施工管理资料、施工技术资料、质量控制资料、安全功能和验证资料。工程资料是项目合同的一部分,是项目完成和交付的必要条件,也是处理、检查、接受和移交项目质量和安全事故的原始依据，这也是建设单位进行维护、重建和扩建的基础。 关键词：工程资料;收集整理;质量问题;对策 引言

工程资料是记录工程建设活动全过程的重要内容。无论是原材料和备件的质量还是子项目的质量评估,这些资料客观地反映了实际施工情况,是项目质量管理的一个组成部分,是项目竣工验收的基本条件,也是项目使用、管理和维护的基础。 一、建设工程资料管理概述

建筑工程技术资料是反映建筑工程质量和工程质量的重要依据,建设工程技术资料的编制分为四个部分:建设单位文件、监理单位文件、施工单位文件和竣工图,其中施工单位文件充分反映了建设过程工程质量,是建设工程资料管理的重点。 (一)建设项目文件和档案的概念 1.建设项目文件的概念

建设项目文件是指在项目建设过程中形成的各种形式的信息记录文件，也可以称为项目文档。 2.建设项目档案和档案的概念

建设工程档案是指规划文件、施工文件、施工技术文件、竣工图纸、竣工测量资料和竣工验收资料等。 (二)建设工程文件和档案资料管理的意义

1.合格的项目必须有完整的技术资料、完整的原始技术资料和真实可靠的书面记录。 2.优秀项目的评价更多地取决于技术资料的完整性。

3.建设项目文件和档案的管理也是项目管理的重要组成部分。 4.建设单位管理建设项目文件和档案的依据。

5.搞好建设项目文件管理是维护企业经济效益和社会声誉的需要。 6.搞好建设项目的文件管理是开发和利用企业技术资源的需要。 二、施工资料的收集整理

工程资料是对工程质量的真实反应。因此,有必要收集施工工程资料,以便及时跟踪工程进度。为了确保工程资料完整性,有必要将工程资料管理渗透到所有链接中。当一个项目需要很长时间来构建时,生成的工程资料将覆盖很广的范围,内容从开始到结束都非常复杂。经过长时间的忽视可能会被错过。由于现场工程资料分散在许多人手中,必须积极收集工程资料,派专人收集工程资料,按单位项目、部门和分项逐项分类,并建立专门账簿和相应的批量目录。施工单位的施工工程资料应根据施工过程中形成的重要工程资料进行收集整理。资料归档参照国家标准GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》和国家档案行业标准DA/T22-2015《归档文件整理规则》中相应的条款整理、收集、组卷。一般来说,它可以分为几个阶段: (一)项目建设前收集的工程资料

工程开工前,应收集施工审批表、施工许可证、地质勘察报告、施工图纸等资料。施工组织设计是一份全面的技术、经济和组织文件,在整个施工过程中指导拟建项目的活动。此外,文件办事员应认真对待企业负责人出具的批准报告和监督报告表格,这是决定施工组织设计有效性的关键文件。此外,在此阶段还应收集原材料、半成品和成品的出厂质量证明和测试报告。 (二)施工竣工资料的收集和整理

1.参建各方应向组织竣工验收的机构提供全套施工技术资料进行验证。签署并向建设单位移交\"项目竣工报告\"。签署后,项目将进入竣工验收阶段。

2.收集监理、设计师和测量员分别出具的竣工验收报告工程资料。 3.收集各种技术资料。 4.竣工图。

(三)施工资料的归档和移交

建设单位资料员负责收集整理项目部的资料和图纸,以及施工过程中的变更通知,接收、发送和保存项目合同和其他文件和工程资料，在管理过程中,频繁的传输和更改将很容易改变工程资料的完整性。只有通过建立文件收发注册账户和形成签名确认表,我们才能了解工程资料的历史,并确保工程资料的完整性。 四、需要具备的条件

(一)具备必要的工程资料管理专业知识

做好工程资料管理,需要一定的专业知识,因为建设项目文档管理的工作是一项综合了建设管理和资料管理知识的综合性专业工作。随着社会的发展,资料管理发生了新的变化。现在,资料员已经成为建筑业不可缺少的专业人员。因此,应该加强资料员的培训,使资料员具备一定的专业知识。也就是说,资料员可以理解施工图,编辑和修改竣工图,正确填写各种施工记录,隐藏项目记录,编辑竣工资料等。 (二)工程技术资料的真实性

坚决反对“后补充”欺诈，资料员的工作要求是根据站点进度及时编译信息。目前,资料员很少在现场全职工作,也不了解工程和技术资料的重要性，认为资料员可以根据施工质量验收规范的要求在办公室里填写电脑，即使是现场文件办事员也很少去现场了解实际情况。通常的现象是,前一个过程的资料只会在下一个过程的开始添加。以这种方式编译的资料不仅不真实,而且会导致资料积累和时间混乱。

(三)工程技术资料的准确性

工程资料中使用的表格应该统一,而不是五花八门，单位、分部和子分部的划分应准确,不得随意填写，根据检验标准的要求,，单位项目被划分为几个子项目，填写项目中不存在的子项目时,会发现一些子项目尚未编译，隐蔽验收记录不及时,填写不规范;施工日志应每天记录实际情况,并与控制资料等保持一致。一些应该在表格中填写的项目没有被填写,但是那些不应该被填写的项目已经被填写了，万一发生质量事故,这是可以随意填写的证据,所以应该仔细填写信息,以确保信息的准确性。 (四)保存资料

资料保存的目的是维护资料的完整性和安全性，应该有一个健全的资料存储系统和借阅系统。所有资料必须包装在橱柜中,并进行科学安排,以便发现和避免暴露或捆绑，档案柜和资料室应保持清洁卫生,并应采取措施防止灰尘、火灾、盗窃、潮湿、高温、光线、昆虫和腐蚀，发现的问题应及时处理和报告,并保存相关记录,以确保文件和材料的完整性和安全性，公司的员工因工作需要检查档案,必须向公司主管报告以获得批准。

(五)统一的资料管理软件

目前,有很多资料管理软件,但是资料管理软件的网络还没有实现。为了使资料管理与进度同步,有必要更新和保存图书馆员计算机上的相关资料,实施网络办公管理软件,统一资料管理软件,并尽快传输电子资料以取代纸质资料。 五、资料的质量及管理中存在的问题与原因 (一)问题

尽管《基本建设项目档案管理条例》明确规定并要求编制建设项目竣工资料和竣工图,但由于各种原因,工程竣工资料的质量和管理仍然存在以下问题:

1.施工技术管理原始文件不完整。一些重要的施工管理文件是复印件或缺少签名和印章,这使得很难达到项目资料文件管理的质量标准。

2.施工资料表格格式不统一,不规范。施工开始前,没有统一的内容和格式,也没有资料汇编和填充的迹象,这不利于检查、装订和批量汇编。

3.建设原始资料书写不规范。原始材料是手写的,使用了不标准的汉字,甚至打字错误。修订后的材料没有加盖单位印章或由审校签字,这给后期竣工资料的编制带来很大困难。

4、竣工资料移交不及时。未能按要求及时移交项目竣工资料导致统一管理出现延误,甚至导致竣工资料丢失。 (二)原因

这些问题的主要原因如下:

1.文件意识薄弱。由于缺乏对档案法质量标准和规范、档案知识和相关竣工资料汇编的宣传,项目经理、监理和施工单位领导的意识薄弱,存在着强调施工而忽视档案的现象。

2.档案管理制度不健全。如果没有统一的文件和技术通知条例,编号将不系统,甚至混乱,规格也不统一,这给重组工作带来了困难。没有特殊的资料存储和传输系统。当人们改变时,资料传输程序不严格,导致巨大的资料丢失和文件丢失。

3.人员素质不高。监理单位人员具有专业技能,但施工管理水平差,文件管理知识不足,导致现场签证信息控制不严。缺乏了解现场档案和技术的人员。从事文档管理的人员只懂文档,不懂技术,而工程师和技术人员只懂技术,不懂文档。两者不能很好地结合,从而影响工程资料的质量。

4.过程控制不到位。资料汇编与施工进度不一致,反映了资料汇编过程中的\"闭门造车\"现象。 六、提高工程资料质量的措施与对策 (一)加大宣传,提高意识

项目建设开始时,项目管理单位应高度重视和加强档案法律法规和项目档案基础知识的宣传教育,以便他们能够了解项目建设开始时的档案业务,具有较强的档案意识,为提高竣工资料质量奠定基础。在项目建设过程中,项目管理单位应注意资料管理和重组方面的培训。一是对工程和行政人员进行档案知识培训,使他们能够掌握档案的相关规定和要求,并在日常工作中按照高标准整理基础资料。二是正确培养工程专业档案人员,培养一批懂档案和技术的骨干档案人员,促进档案工作的规范化发展。 (二)健全制度,落实责任

在项目建设初期,必须建立和完善以文件管理责任制为核心的项目资料管理方法,明确建设单位在项目文件形成过程中的职责,制定统一的资料编制要求和规则。

1.项目部项目管理部应在项目建设开始时,结合项目的实际情况制定相应的项目资料管理措施,明确项目技术人员和申报人员在项目资料形成过程中各自的职责。只有在项目建设过程中有条不紊地进行资料,才能保证资料和图纸的准确性。

2.项目资料管理应分为三个层次:项目经理和项目总工程师应与公司主管生产的副总经理和总工程师签署责任证书;项目技术科长与项目经理和总工程师签署了责任状。文件办事员与技术部负责人签署了责任证书。材料工程师应将各种材料的所有证书交给项目文件员,告知测试员所采购的批量取样和检验数量(如钢材数量),并获得测试报告。

3.各级建设、施工和监理单位的管理者应该对工程资料负责,各类人员应该积极合作,真正理解资料在项目建设中的重要性,这样就不难消除资料和进度之间的不一致以及资料落后于进度的事实,并确保资料收集和整理的及时性和完整性。 (三)过程参与和同步管理

建设单位必须在项目建设开始时对参与单位的档案人员进行集中培训,并严格按照标准要求工作。根据文件的顺序和图纸的数量,建立了一个借阅系统。我们应该严格执行项目资料编制的“三同步”管理制度,即项目启动和竣工资料收集的同步、项目建设过程和竣工资料的同步、项目竣工验收和合同竣工资料验收的同步。在制定项目时间表时,项目部应将项目资料的每个子项目的管理纳入项目部的项目时间表,并将其作为一项重要任务完成。文件准备中发现的“原始文件不完整”、“签证文件不完整”、“非标准”和“不一致”等问题应及时研究和解决。为了防止这类问题再次发生,应该加强监督和检查。不符合标准的资料应该从源头标准化,以确保资料汇编的标准化。 (四)确保工艺资料的真实性

一些项目的资料收集和整理是在事件之后形成的。它不仅能真实反映项目的实际情况,而且容易导致项目资料的混乱,失去项目资料的真正意义。施工当天形成的各种材料应该及时填写,而不是“回忆录”。上级主管部门应加强监督检查,不仅要检查质量和安全,还要检查信息的真

实性和及时性，确保工程资料的真实性和可靠性,防止资料编制中的欺诈和延误。 结束语

资料的形成是工人辛勤工作智慧的结晶。我们通过收集、归档和转换将资料转化为信息资源。这些信息资源通过资料工作者为未来的项目建设提供参考,是指导未来项目建设的重要信息。这充分反映了信息的价值。为了企业的发展,我们必须认识到资料管理的重要性,然后做好这项工作,以达到预控制和可追溯的目的。 参考文献

[1]陈光，资料员岗位实务知识[M]北京：中国建筑工业出版社，2017. [2]佘立中：建设工程合同管理.华南理工大学出版社.出版日期：2011.1. [3]江峰.建设法规.天津大学出版社.2010.9.