集团固定资产管理系统解决方案建议书

解决方案建议书

目 录

1. 2. 3. 4.

现状分析 .................................................................................................................................. 2 集团固定资产管理需求分析 .................................................................................................. 3 系统特点及要求 ...................................................................................................................... 3 固定资产管理系统建设的方向 .............................................................................................. 5 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 5.

建立数据中心 .............................................................................................................. 5 集团式管理 .................................................................................................................. 5 条形码技术 .................................................................................................................. 5 “帐、卡、物”相符 ...................................................................................................... 5 完整的用户权限管理体系 .......................................................................................... 5 支持复合及模糊查询功能 .......................................................................................... 5 能够在线提醒、预警，审批功能，严格控制资产变动 .......................................... 5 全程跟踪并记录资产变更情况 .................................................................................. 5 与主流条码设备兼容性强，提高全程跟踪和盘点效率 .......................................... 5

系统关键功能模块 .................................................................................................................. 5 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

预警与提示 .................................................................................................................. 5 系统方面 ...................................................................................................................... 6 盘点功能 ...................................................................................................................... 6 数据接口功能 .............................................................................................................. 6

固定资产管理系统解决方案 第2页共8页 5.5. 5.6. 5.7. 6. 7.

条码功能 ...................................................................................................................... 6 基础架构 ...................................................................................................................... 7 报表与资产检索 .......................................................................................................... 7

费用预算 .................................................................................................................................. 8 申请中心意见 .......................................................................................................................... 8

1. 现状分析

目前，归属集团办公室管理的，属固定资产管理范围的内容包括：集团员工应用的电脑及显示器、网络相关的贵重设备、集团权属的车辆、样板房物品等；现通过OA系统的固资管理模块对这些物品进行录入、查询、申请、调配等操作。其业务管理，存在以下几个主要难题：

1、随着集团业务的不断发展，归属到集团办公室管理的固定资产数量也越来越多、覆盖面越来越广、加上其使用的周期长短不一，已逐渐形成了一项较为繁重的业务，需要花费一定的管理力度才能做好此项工作。

2、由于没有设置专职的固定资产管理人员，现采用兼管模式，各管各块，在日常业务操作中，对各类固定资产的增加、减少、转移、借用、停用、封存、闲置、报废等方面的操作缺少一个科学、标准、固定的操作流程可供参考。

3、固定资产的历史操作包括其维修、使用等记录没有形成规范的表格记录，很容易导致大型固资的配件流失或是反复维修等异常情况。

4、员工录入的固资数据，缺乏招标、财务等职能部门相关的监督、审核流程，很容易产生错误数据、缺少数据等情况。

5、在时间上、空间上及岗位职责上，集团相关制度没能对固定资产的管理职能进行明确要求，导致固定资产所属的职权不明确，数据口径不一致，所出的固资报表数据也不精确、故每年底的固资盘点工作量非常大，严重影响工作效率。

固定资产管理系统解决方案 第3页共8页 2. 集团固定资产管理需求分析

由于物品多，种类多，管理者多，管理时间为不定期，要保护好一些物品，极为不便，同时由于人员的流动，对原有的物品的出入、调配显得力不从心，有时查找物品要浪费许多的人力、物力。

为了解决以上的问题，让公司能够有效的掌握，有效的保护好物品，及促进物品管理的信息化、规范化和集成化。参考政府及同行房地产企业对固定资产的管理方式，结合集团资产管理现状，集团办公室拟联合招标中心、财务管理中心，筹划建立一个以实物管理为基础，结合当前较为先进的条码技术应用，实现固定资产的购置、领借、调拨、盘点、报废、清理等日常管理业务的信息平台。

需要实现的主要功能如下：

1、能够明确固定资产的折旧，计算固定资产的利用效果，以便于提高固定资产利用率，减少资产流失。

2、能够根据设定的闲置期限，出具固定资产清单，以便于对库存的固定资产进行即时的处理，提高资产价值的回收率。

3、能够对固定资产进行统计分析，以便于集团办公室的日常业务管理。 4、能够及时打印出各种各样的报表，用于会计查帐或审核。

5、能够支持固定资产的自动盘点，减轻盘点人员的工作量，提高工作效率。 6、能够支持分类分权限管理，支持不同职能的人员操作、管理不同的固定资产。 7、能够支持固定资产的过程记录，对增加、变更、处置、维修（送修、修回）、调配（借出、归还、）等功能进行全过程管理。

3. 系统特点及要求

系统性能特点：

固定资产管理系统解决方案 第4页共8页 1、全面性：将物质属性不同的资产纳入到同一系统来管理，既可以在同一窗口处理不同类别资产的增加业务，又能记录和反映不同类别资产的不同属性。将各类固定资产均纳入本系统中进行管理，不仅方便了用户的操作，而且还能生成反映各类固定资产全貌的信息，可以全面、正确地反映公司固定资产的总量、结构及变化趋势等各项信息。

2、高效性：对固定资产管理模式全面革新，提高了工作效率。用同一套管理软件，取代了传统的人工操作，实现了对公司资源的统一管理。

3、严密性：建立严密的存储体系，将职责、权限落实到资产管理人员。无论对资产进行何种操作，都要对相应各种信息做修改，资产信息具体到资产编号，更新日期，存放地点，管理人员等各方面严密的修改。系统设有全面、规范的数据库安全管理措施，使数据库更为安全可靠，杜绝了任意修改数据库的不规范操作。

4、实时性：对每一件固定资产从采购验收直到处置的整个生命周期进行全程跟踪管理，实时记录管理活动，反映每一件固定资产状态。

5、规范性：制定规范的体系结构、业务流程、管理信息项。系统在设计开发使用过程中都要涉及到很多计算机硬件、软件。需制订行之有效的软件工程规范，保证代码的易读性、可操作性。 6、开放性和可扩充性：系统在开发过程中，应该充分考虑以后的可扩充性。例如系统功能的改变，用户查询的需求也会不断的更新和完善。所有这些，都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充。可以简单的加入和减少系统的模块，配置系统的硬件。通过软件的修补、替换完成系统的升级和更新换代。 基本要求：

1、保证固定资产的完整无缺。

2、提高固定资产的完好程度和利用效果。 3、准确核定固定资产的需用量。

4、采用适当的折旧方法，正确计算固定资产折旧额。

固定资产管理系统解决方案 第5页共8页 5、科学地进行固定资产的投资预测。

根据固定资产的经济性质和周转特点，从资产使用的角度管理固定资产，建立一套完善的数据管理模型，提供全面数据的编辑、查询、系统管理等等功能，达到对资产进行科学管理的目的。

4. 固定资产管理系统建设的方向

4.1. 建立数据中心

重新建立固定资产数据管理中心（ADMC），形成数据集中管理，统一使用规范。

4.2. 集团式管理

由集团进行统一管理、下管所有业务中心、子公司公司，实现同级中心、子公司的资产独立管理，并能够允许集团直接管理业务中心、子公司的资产。

4.3. 条形码技术

以实物管理为基础，以条形码技术应用为依据，实现资产管理条码信息化的专业实物资产管理系统，实现一个资产对应一个条码。

4.4. “帐、卡、物”相符

通过成熟的条形码技术对固定资产实物从购置、领借、转移、盘点、报废到清理等资产变更进行全方位准确监管，结合资产分类统计等报表，真正实现“帐、卡、物”相符。

4.5. 完整的用户权限管理体系 4.6. 支持复合及模糊查询功能

4.7. 能够在线提醒、预警，审批功能，严格控制资产变动 4.8. 全程跟踪并记录资产变更情况

4.9. 与主流条码设备兼容性强，提高全程跟踪和盘点效率

5. 系统关键功能模块

5.1. 预警与提示

系统提供资产到期预警、资产借用归还、资产送修领取、待办工作提示等功能。（集成到

固定资产管理系统解决方案 第6页共8页 OA系统待办）

5.2. 系统方面

 固定资产管理中实行全程跟踪，其中包括资产信息的新增、修改、拆分、转移、调拨、

退出，资产的运行、借用、领用情况，设备的维修、保修、保养、检测情况以及历史资产信息查询等功能，特别强化固定资产中的IT设备、样板房、贵重物品等信息内容 。

 自定义资产分类、职责部门及使用资料、仓库资料、供应商档案、品牌管理等功能。  单条和批量新增、领用、转移、报废等功能

 在资产卡片中显示和打印报表时自定义公司logo及公司名称的功能  丰富的统计报表和动态查询结果导出成Execl文件功能

5.3. 盘点功能

 自定义固定资产校验方法（按部门、保管人、存放地盘点校验）  提供了按部门、存放地分级选择盘点校验的功能  提供了固定资产信息现场转移的功能

 使用盘点机即时显示资产使用部门、使用人、资产序列号、资产名称、资产型号等自

定义信息，现场统计盘点的正常、盘盈和盘亏资产情况  生成正常、盘盈、盘亏、异常等盘点报表

5.4. 数据接口功能

 需要灵活的数据导入功能，可将期初始EXCEL数据导入到新系统中  自定义的财务对帐功能，与集团的金蝶财务软件文件接口相兼容  提供资产分类、资产编码等系统数据导入、导出功能  重要资产照片上传功能  提供与OA系统待办的数据接口

5.5. 条码功能

 在线自定义条码标签大小规格

固定资产管理系统解决方案 第7页共8页  在线自定义条码标签布局  在线自定义打印的内容  自定义条码生成规则

5.6. 基础架构

系统功能 系统设置 角色管理 用户管理 密码修改 用户设置 定义菜单 注销 固定资产管理系统 固定资产 资产登记 资产验收 资产领用 资产借用 资产归还 资产转移 资产送修 送修领取 资产报废 资产清理 数据导入 资产变更 ------------ 下载盘点数据 实物盘点 帐务对帐 低值易耗品 易耗品入库 易耗品领用 易耗品库存表 易耗品交易明细表 报表中心 资产使用状态 资产交易明细表 资产库存表 数据字典 公司资料 部门资料 仓库编码 库位编码 资产分类 资产名称 单位资料 品牌资料 采购方式 交易类型 资产类别

5.7. 报表与资产检索

 资产台帐表  资产变更明细表  资产统计表

 检索某位员工使用的所有资产

固定资产管理系统解决方案 第8页共8页  检索某部门、公司使用的所有资产  检索某仓库的所有闲置资产  按已用年份检索  按规格检索  按资产状态检索等

6. 费用预算

成本构成 品牌 备注 分别调研政府公资产管理系统 调研三家 司和房地产企业在用系统供应商 用于打印固定资条码打印机 数据采集器 斑马 的条码； 新大陆 用于资产盘点 已有 报价大致在10万左右 总价 7. 申请中心意见

建立起一个固定的资产管理业务流程，明确各中心资产管理职责，并切实提高固定资产日常的使用效率及回收价值；为固定资产管理相关人员提供一个简捷、方便的信息平台，减轻资产管理相关人员工作负担，提高资产管理工作效率；逐步建立、完善集团固定资产管理体系，需要一个针对固定资产管理的信息管理系统平台。

集团固定资产管理系统项目的建设，能够将招标中心、各应用中心、集团办公室、财务管理中心对固定资产的业务操作，集中到一个平台上来，统一操作、统一管理，以保证集团对固定资产的全方位准确监管，符合当前集团业务实际需求。拟六月完成立项审批，七月开始对供应商进行招投标，预计需要三个月左右的时间，完成集团固定资产数据的初始化工作，年度盘点可对此项工作的成效进行初步的检验。