办公信息化对现代企业发展的影响

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办公信息化对现代企业发展的影响

祝捷 中铁二院工程集团有限责任公司

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-161-02

并从管理以及工作方式上，阐述了信息化对于企业的影响，摘 要　　　本文对于现代企业与办公信息化的关系进行了阐述，同时，也分析了企业在信息化推进过程中所遇到的困难并提出了解决策略。关键词　　　办公信息化　　　现代企业　　　发展　　　影响伴随着经济的发展以及计算机网络技术的不断成熟，互联网已经走进了千家万户，与人类的生产生活发生着重要的关联。但随着时代的发展，现代企业在进行企业管理的过程中，信息化和网络化也显得尤为重要。信息化企业管理已经成为现代企业发展的一个重要趋势，因此，从根本上提高员工的整体素质，促使员工能够更加娴熟的掌握信息化网络技术，将信息技术与传统的工作方式相结合，成为了企业办公转型的一个关键任务。

一、企业办公信息化概要

随着现代企业管理的不断转型升级，办公信息化成为了企业现代化办公的一个重要发展趋势。所谓办公信息化，实际上就是将现代的互联网信息技术与企业的常规工作融合在一起，有效的实现降本增效的效果，从而为企业的长足发展提供持续的动力。事实上对于企业而言，实现办公信息化，不仅仅可以有效的节约企业的成本，更为重要的是，通过信息化手段可以真正的实现信息资源的共享，这样就可以促使企业能够最大程度的将市场需求覆盖到相关的职能部门，促使企业真正的做到，以市场为导向，以客户为中心，为企业获得更大的经济利益奠定基础。从信息化的角度而言，企业要想实现信息化升级，就必须要转变企业管理者对于信息技术的认识，要促使企业管理者重视信息技术，此外，企业员工对于信息技术的掌握和应用能力也是非常重要的。

二、现在企业管理中办公信息化的重要性（一）信息支撑企业决策

伴随着我国经济的快速发展，市场竞争也越来越激烈，特别是受经济全球化的影响，我国企业承受着越来越多的压力，因此就必须要对市场环境以及外部环境进行信息收集，充分的掌握行业信息，从而才能够促使现代企业在管理决策中占有优势。信息化能够促使信息资源得到共享，企业的高层管理者只有掌握相应的市场信息，有一定的信息资源才能在战略决策中作出正确的决策，而对于企业的中层管理者而言，有效的掌握战术信息能够更好的措施业务管理，对于基层而言，能够有效掌握动态信息，可以节省时间成本，促使生产效率得以提升。

（二）实现流程优化，提升生产效率

信息化对于流程的优化有一定的促进作用。例如在资源配置与共享相关流程以及行政审批相关流程，过程中实现信

息化，不仅能够实现无纸化办公，同时也能够有效的节省时间，降低成本。

此外，信息化往往能够促使企业扩大获取信息的范围。在企业的生产管理，客户管理以及信息的储备分析，财务核算，人事培训等多方面的工作中，信息化都显示出了其优势。

例如华为在信息化道路上相对而言是比较成功的，特别是IPD项目已经成为了其他企业重要的参考标准甚至成为了咨询顾问的卖点。在信息化方面，华为使用了世界一流的远程处理系统，这就实现了全球范围内华为产品的实时监测，华为正是依靠这种强大的信息系统，不仅有效的提升了售后服务的整体质量，同时也提升了自身的整体竞争力。

（三）促使管理效率得以提升

传统的粗放式管理模式已经无法适应现代企业快速成长的需求特别是面对激烈的市场竞争，往往有丢失客户的隐患。而使用了信息化，通过信息网络相关技术，则可以促使信息非常快速便捷的传达到部门的每一位成员。目前这样的管理模式在众多大型企业中已经得到了普遍的应用，特别是利用信息化系统在进行数据收集的过程中，简便高效快捷。

（四）拉近企业与市场的距离

市场经济，快速发展的过程中，市场成为了企业决策的主要导向，也是企业进行经营管理相关活动的重要指南针。而信息化往往可以有效的将企业与市场之间的距离拉近，这主要得益于信息的共享，以及信息化促使相关工作变的简洁高效。最典型的例子就是20世纪60年代美国航空公司开发的一种订票系统，这一系统在当时，促使美国航空公司成为了各旅行社最为青睐的企业。近年来伴随着经济和科技的快速发展，我国现代企业的信息化建设也逐步走上了正轨，除了最基本的QQ群微信以及微博等方式，企业一般都会有自己的ehr系统以及考勤系统和OA系统等。

三、信息化对于现代企业工作方式的影响（一）信息化促使办公走向分散化

对于当前现代企业办公方式的转型升级而言，信息工具起到了很大的作用。伴随着互联网时代的到来，企业的生产经营以及管理已经不再依靠传统的集中式的办公方式。由于信息化的实现，随时随地办公，已经取代了现场办公，工作人员可以直接利用计算机网络连接，以及PC和手机端在家里，

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或者是在出差过程中都可以进行办公。总而言之，在信息技术以及通信技术的帮助下，大型的办公室已经逐渐被小型的分散式的办公室取缔。

（二）缓解员工之间的关系

在传统的企业管理过程中，信息的交流往往是自上而下或者是自下而上的纵向交流的方式，但是，现代企业管理过程中实现了信息化以后，有效的拉通了，所有的信息员，无论是横向交流还是越级交流，都能够有效的实现，这也就意味着企业的高层管理者能够直接与基层对话，这就会促使基层的相关信息直接反馈至高层，减少了不必要的麻烦同时也能够节省沟通和交流的时间。这种直接式的信息交流，不仅能够避免原意被曲解，也能够促使信息得到准确的传递，不会被随意篡改，这就有效的改善了员工关系。

四、信息化建设过程中存在的主要问题（一）信息化意识不够强烈

事实上，很多企业的管理者并没有办公信息化建设这种意识，并且在其传统思想的影响下，往往促使他们将信息化建设对于企业发展的意义曲解，因此缺乏相关的重视度。当然也存在着部分企业，认为信息化的实现实际上就是技术完善的过程，在这一理念的指导下，就会更多的追求，功能大而全档次相对而言比较高的软件，而忽视了企业本身的特点，这也会导致企业的信息化建设遇到重重阻碍。从这一角度而言，企业的管理者对于信息化的意识不足，是当前企业信息化建设过程中遇到的重大阻碍。

（二）资金投入不足

信息化建设不是一蹴而就的，在实施的过程中要根据企业的特性以及基本性质实施，因此不仅难度大，其风险也比较高，特别是在资金投入方面，成本相对而言也比较高，而后期维护费用也是一笔较大的开支。因此个别企业在企业管理过程中，因为会有资金短缺和投资不合理的情况，往往就会促使企业信息化建设投入不足导致信息化没有达到预期效果。

（三）专业人才不足

在现代企业管理过程中，信息化相关人才不仅短缺，而且用人成本也比较高。大部分企业在推进信息化建设的过程中，相对而言规模都是比较小的，而且是采用单机操作的方法，进行信息的统计，也就是说，哪里出现问题哪里进行信息化，而没有从宏观的角度进行大而全的自动化信息化整体平台的搭建。此外，从外部大环境上，信息化专业人才短缺，而且信用资金相对而言比较高也是当前的现状，人才的瓶颈问题阻碍了企业信息化办公的进程。

（四）信息化建设的方法，不够科学

任何一个企业在经营管理过程中都会存在着各种各样的问题，而这些问题或多或少都阻碍了信息化软件在企业中具体应用，这也就会促使信息化的推进受到一定的阻碍。首先从市场经济的角度看，由于秩序比较混乱，基础设施不够健全，众多中小型企业就会觉得信息化发展的时机还不到。其次，在信息管理系统软件市场方面，由于整体的秩序还没有形成，大多数软件只重视了企业的共性而忽视了个性，因此，办公信息化，在具体的企业推广过程中还存在着重重困难。

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五、现代企业实现信息化建设的主要方法（一）提升信息化建设的意识

要想促使现代企业实现信息化建设，首先就要改变企业传统的管理理念和企业管理者的意识，促使企业管理者对于信息化建设有深切的认识，从而才能够促使企业有计划有序的进行信息化建设。

（二）加大信息化建设的投入

信息化建设需要较大的投入，特别是基于企业自身的特性，做一部分个性化的服务，往往就需要投入更多的资金。在投资方面，企业可以向政府申请一部分支持，通过政府的力量，将企业圈为试点单位，在信息化实现后，进行推广，另一方面，企业也可以结合市场发展的趋势进行创新，对计算机应用进行大量投入，从而提升企业的总体竞争力，完善企业的信息化管理系统。

（三）培养专业技术人才

培养专业技术人才能够打破信息化相关人才不足的瓶颈。加强内部员工信息化相关的培训，将内部人员发展成为专业人员，甚至提供更好的学习平台和学习机会，促使企业内部员工在信息化管理知识以及技术方面，都能够得到较大的提升。相比较外聘专业化人才而言，内部培训员工往往更具有优势，这些员工不仅对企业有一定的归属感，同时对于企业内部的生产经营活动，都有一定的了解，基于业务基础和新学习到的信息化技术，可以更加快速的实现企业的信息化建设，更好的满足客户的需求。

（四）优化外部环境

事实上，企业的办公信息化建设，不仅仅是企业的问题，也是国家和政府的问题，因此，企业实现信息化建设，也需要国家和政府给予一定的政策支持。首先，政府相关职能部门应该加大信息化宣传力度，引导企业主动进行信息化管理，促使企业内部形成良好的信息化管理平台，其次，政府职能部门也应该出台相关的政策和法规，一方面明确具体的信息化发展目标，同时也能够对于具体信息化建设的流程和技术的应用给出一定的标准，这样企业在进行信息化建设的过程中就会少走弯路，最后，政府也要对企业做好监督和管理工作。

六、结语

随着时代的发展和信息技术的不断升级现代企业的生存和发展已经离不开办公信息化。从这一角度而言，企业应高瞻远瞩，做整体的信息化规划，有计划的实现企业的信息化之路。

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