档案管理制度

为加强公司档案管理，使档案管理工作逐步达到规范化、标准化要求，更好地为公司发展服务，根据《档案法》和企业实际制定本制度。

一、 管理分工

1、总经办是公司档案管理的职能部门，负责公司各类档案的指导、管理以及公司档案室的具体管理工作；

2、各职能部门负责本部门档案资料收集、整理、归档等具体工作。

二、公司档案室归档范围和时间要求

1、公司档案室归档的范围：在经营活动中形成的企业人事、劳动、经营、管理、科研等方面有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始材料。在公司档案室未交付使用之前，各部门应移交档案室的档案资料暂由各部门保存。

2、公司各部门随时形成有保存价值的原始资料，根据部门工作特点和对档案资料的使用频率，由总经办和有关部门确定档案资料在本部门保存的时间，一般最长不超过12个月。

三、档案的分类

按照档案资料的性质和使用范围，分为如下十个类别： 1、计划性文件资料

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

2、批示性文件材料

包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3、法规性文件

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。

4、公司的重要决议

包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

5、总结性文件

包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

6、凭证性材料

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

7、汇报性材料

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；

8、劳资人事资料

包括公司的人事任命、人事调整、员工考勤、人才引进和培训考核、工资核定等相关资料。

9、调研性资料

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

10、证件性文书资料

包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

四、档案的查阅和借阅

公司有关部门根据工作需要查阅档案时，应填写档案查阅登记表，并经档案管理部门负责人批准，在档案室现场查阅档案资料，阅后随时归还。需要借阅的也要办理借阅手续并经档案管理部门负责人批准。

五、档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。 六、档案的保管

1、档案管理人员要做好档案的防火、防虫、防盗、防霉工作。确保档案资料的安全完整。

2、为做好档案的使用和管理工作，所有文件资料要按照其性质和用途进行分类、组卷和归档工作。一般分为定期、永久两个类别。具体规定如下：

定期档案保管期限一般在30年以内；具体由公司档案管理部门根据档案的用途和性质提出保管期限，分别报公司主管领导确定。

永久档案具体包括法规性文件 、证件性文书资料、公司重大决

议 、批示性文件材料 、年度工作总结报告和年度会计决算报表，以及档案管理部门认为需永久保存的其他文件资料。

七、档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案应及时做出销毁处理意见，报董事长批准后予以销毁。

本制度自2011年1月1日起执行。

2010年12月28日

档案资料 □查阅/□借阅 申请表(在方格中打钩) 秘序号 档案编号 档案资料内容 份页密备注 数 数 等级 档案资料销毁登记表

No.： 编号 档案类型 档案名称 发放日期 作废日期 备注 编制： 审核： 批准： 总经办

2010年12月25日