党群工作档案属于文书
1、文书档案的类型:
(1)党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等;
(2)行政管理类:行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等
(3)经营管理类:经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等
(4)生产管理类:生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等
2、什么是文书档案
文书档案是单位在行政管理、经营管理、生产管理和党群管理活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、方案、函、会议纪要、计划和总结等。载体形式主要有纸质文件、电子文件、信息系统数据等。
3、文书档案整理方法 01分类
归档文件采用年度—分类号—保管期限进行分类,同一全宗应保持分类方案的稳定。
02排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。内容紧密相关的,应集中排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
03数字化
根据归档范围表,将需要数字化的纸质文件扫描,或准备相应的电子文件。
04装订
1、归档文件应按件装订。归档纸质文件必须用文件归档专用不锈钢钉或者棉线在左侧装订。装订时,单份文件厚度超过1cm的,应采用三孔一线装订法。
三孔一线装订
2、归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。归档文件目录按照年度、保管期限、机构(问题)装订成册。装订成册的文件目录,应编制封面。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页右上端的空白位置加盖归档章,并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构或问题(分类号)、保管期限、件号、页数等必备项。
(1)全宗号:B0030027。全宗号填写必须保持完整性,不可省略。
(2)年度:填写文件最终形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2020。
(3)分类号:填写分类方案确定的分类号。
(4)保管期限:填写Y、30、10,分别代表永久、30年、10年。
(5)件号:填写文件的排列顺序号。
件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“00001”开始标注。
(6)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。
电脑著录
1、著录项目主要包括
(1)件号:填写文件的排列顺序号。
(2)责任者:填写制发文件的单位或部门,即文件的发文单位或落款名称。不得填写经办人。
(3)文件编号:填写文件自带的编号。
(4)文件题名:文件标题。没有标题、标题无法区分同名文件或标题没有概括文件主要内容的,应自拟标题,外加“[]”号,附于原题名之后。
(5)日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如:20200428。无法确定准确日期,可填写年月或年,如:202004或2020。
(6)页数:每一件归档文件的页数,以有效内容的页面为一页。各类信息系统归档数据、电子文件等不需填写页数。
(7)备注:应填写注释文件需说明的情况。信息系统数据应填写数据来源。
(8)载体类型:分为电子文件、纸质文件、电子文件和纸质文件。
(9)密级:分为内部公开、普通商密和核心商密。
2、在分类方案的最低一级类目内,应确保一个季度内纸质文件的件号相对集中、连续。如有多人整理,应先编制临时件号,再由公司档案管理员汇总和重新编制件号,最后正式填写件号。正式件号填写完成,不得出现漏、断号现象。
上传电子文件
以归档文件档号创建和命名文件夹,将相应的电子文件复制到对应文件夹中,批量挂接电子文件到档案系统。也可逐条上传电子文件。
OA自动归档的电子文件,应参照纸质文件的整理方式整理并编号后归档。
装盒
1、将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、归档文件目录、盒脊及备
考表项目。不同全宗号、年度、保管期限、分类号的归档文件,应分别装盒。
2、档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)。
3、档案盒脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构问题(填写分类号)、起止件号等必备项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接。
4、备考表
(1)备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
(2)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、复制件等情况。
(3)整理人:填写负责整理归档文件的人员姓名。
(4)检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
(5)日期:填写归档文件整理完毕的日期。
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