制定采购业务内部控制制度

9.3 制定采购业务内部控制制度

9.3.2 采购预算管理制度

采购预算是采购业务的起始环节。为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，再由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。

为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。

编 号 制度名称 采购预算管理制度 受控状态 执行部门 监督部门 编修部门 第1章 总则 第1条 目的 为了加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购预算管理工作。 第3条 职责划分 1．公司总经理负责采购预算的审批。 2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。 3．财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。 第2章 采购预算的编制 第4条 采购预算编制原则 1．实事求是原则。 2．留有余地原则。 3．比质比价原则。 第5条 采购预算编制目标 1．编制合理，可使采购部进行采购时按预算进行，控制采购费用的支出，节省成本。 2．方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。 第6条 采购预算影响因素 在编制采购预算时，采购部应充分考虑以下七种影响采购预算的因素，具体如下图所示。

销售 计划 生产计划 物料 清单 存量 管制卡 物料标准成本 生产 效率 价格 预期 采购预算需考虑的七大因素 第7条 采购预算编制依据 1．生产经营所需的物资数量。 2．预计的物资期末库存量。 3．本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。 4．物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。 第8条 采购预算编制方法 采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等，具体如下表所示。 采购预算方法选择明细表 采购方法 优点 缺点 可比性差，不利于正固定预算 简便易行、较为直观 确地控制、考核和评价预算执行情况 有利于对预算执行情况进行弹性预算 控制、考核和评价，避免预算的频繁修订 适用范围 在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目 适用于采购数量随着业务量变化操作复杂，工作量大 而变化时，市场价格及市场份额不确定时的采购

（续表） 采购方法 优点 有助于采购支出的连续性和滚动预算 完整性，可充分发挥预算的指导和控制作用 不利于克服预算中的某些不合理因素 工作量大，预算成本较高 周期长、有一定的盲目性和滞后性 操作复杂，工作量大 缺点 适用范围 适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算 增量预算 简单易操作 适用于由于某些计划采购项目的实现，而相应增加的支出采购项目 零基预算 有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益 便于考核、评价预算的执行 结果 适用于各种采购预算 定期预算 适用于服务性质的、经常性采购项目的预算 第9条 编制采购预算 1．采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。 2．采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。 3．采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。 4．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。 第3章 采购预算的执行与调整 第10条 采购预算的执行 1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。 2．未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。 3．采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。 第11条 预算外采购 预算外采购行为必须经采购部经理、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。 第12条 采购预算调整前提 遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。 1．公司经营方向发生变更。 2．受重大自然灾害的影响。 3．公司内部重大政策调整。

4．外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。 5．市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。 第13条 采购预算调整程序 采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。 第4章 附则 第14条 本制度由采购部负责解释和修改。 第15条 本制度自公布之日起执行。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 9.3.3 供应商管理制度

中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。若供应商选择不当可能引起采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而导致相关经营风险。

为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。

编 号 制度名称 供应商管理制度 受控状态 执行部门 监督部门 编修部门 第1章 总则 第1条 目的 选择合格的供应商并对其进行持续监督、管理，确保其能按时保质为公司提供合格的物资与服务等，保障公司生产、销售等业务顺利开展。 第2条 适用范围 本制度适用于为公司提供物资与服务的所有供应商。 第3条 职责划分 1．总经理负责合格供应商的审批工作。 2．采购部负责收集供应商信息，并调查供应商资信情况。 3．采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评估选择。

4．采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。 第2章 供应商调查 第4条 供应商调查内容 采购部对供应商进行调查应从六个方面展开，具体内容如下图所示。 供应商调查内容示意图 第5条 供应商调查程序 1．采购部根据采购物资特点及市场现状，确定供应商调查分析的目的及制定供应商调查方案。 2．调查方案经审批通过后，采购部设计相关调查问卷并对调研人员进行培训，为调查工作做准备。 3．采购部组织人员根据调查方案和计划开展调查工作，建立供应商档案、收集整理调查结果。 第6条 供应商调查渠道 1．采购物资发布会、展销会、订货会等。 2．传播媒体，如网络、报纸、电视等。 3．行业协会或相关行业组织发布的名录、公报等。 4．第三方调研资料。 5．其他企业或个人介绍。 第3章 供应商评估选择 第7条 供应商评估维度 采购部、质量管理部、设计部对供应商进行评估，应主要从五个方面入手，具体内容如下表所示。 供应商评估维度说明表 序号 1 2 评估维度 价格与费用 产品质量 具体内容 物资报价、成本下降空间、消化材料涨价能力、价格优惠幅度等 质量手册完整程度、质量管理制度落实情况、质量认证情况、样品质量检验合格率、质量问题承诺处理等

（续表） 序号 评估维度 具体内容 交货及时性、样品提供及时性、扩大供货弹性、合同履约能力、年均供货额外负担与比例等 4 5 服务水平 综合管理水平 供应商运输、安装、维修、培训、技术支持、零星订货保证、补充延期交货、纠纷处理、信息传递等 供应商组织架构、内部管理制度完善性、合理性及落实情况等 3 交货情况 第8条 供应商初步评估 1．质量管理部、采购部、设计部及其他部门视实际情况按评估维度选择合理的评估指标。 2．评估部门通过判断法、层次分析法、排序法等方法为评估指标确定权重。 3．评估部门对供应商评估指标及其权重进行打分，按分值高低决定选择范围与优选顺序。 4．在对供应商进行初步评审时，评估部门须确定采购的物资是否符合国家法律、法规的要求和安全要求，涉及有毒品、危险品应要求供应商提供相关证明文件。 第9条 供应商的现场评审 1．根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。 2．对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。 3．对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写供应商现场评审表，质量管理部、设计部签署意见。供应商现场评审的合格分数至少须达到70分。 第10条 样品检验 1．如公司有样品需求，由采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。 2．样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。 3．样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写样品检验确认表。 4．经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。 5．合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。 第11条 签订《供应商质量保证协议》 1．采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。 2．《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。

第12条 供应商选择确定 1．经过的供应商初步评估、现场评审和样品检验后，采购部应完整填写供应商基本资料表、供应商现场评审表、《供应商质量保证协议》和样件检验确认表，并拟定《供应商选择报告》将合格供应商名单交公司总经理审批。 2．采购部选择供应商应遵循五个原则，具体内容如下图所示。 供应商选择原则示意图 3．一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。 4．接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”。如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面许可。 5．适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，及时删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。 第4章 供应商的监督与考核 第13条 供应商考核方法 公司对供应商实行评分分级办法。 第14条 供应商考核内容 采购部对供应商进行考核，内容基本应包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容，如下表所示。 供应商考核评分表 考核项目 考核标准 评分标准 目标值为 %，每高出 个百分点加 分，差 个百分点扣 分 权重 10% 得分 供货质量 批次合格率

（续表） 考核项目 考核标准 评分标准 目标值为 %，每高出 个百分点加 分，差 个百分点扣 分 供货质量 退货率 目标值为 %，每高出 个百分点扣 分，差 个百分点加 分 价格预算执行偏差率 采购价格 降价率 目标值为 %，每高出 个百分点加 分，差 个百分点扣 分 交货交期准确率 采购交货 交付方式准确性 目标值为 %，每高出 个百分点加 分，差 个百分点扣 分 依据采购部等综合评分确定 目标值为 %，每高出 个百分点加 分，差 个百分点扣 分 售后服务满意度 依据采购部等综合评分确定 5% 5% 20% 20% 10% 目标值为 %，每高出 个百分点扣 分，差 个百分点加 分 20% 5% 权重 5% 得分 数量合格率 供货达成率 服务情况 第15条 供应商考核频率 1．对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次。 2．对普通材料的供应商，则每季度考核一次。 第16条 考核结果的处理 1．核结果在90分以上的供应商，优先采购。 2．考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。 3．考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。 4．对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。 5．考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。 第17条 供应商交期监督 采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。 第18条 供应商质量监督

1．质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。 2．对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。 第5章 供应商政策的执行、反馈与变更 第19条 供应商政策的执行与反馈 1．采购部在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。 2．公司各部门在执行供应商相关政策的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。 第20条 供应商政策的临时性变更 1．在出现下列情况时，经过公司采购部经理的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。 （1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。 （2）某供应商决定把我公司作为重要客户。 （3）重要供应商出现经营危机。 （4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，供需双方需相应作出重大的政策调整。 （5）其他需作临时性调整的情况。 2．临时性供应商等级调整同样应填写供应商等级变动申请表，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。 3．一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。 第6章 供应商质量体系的建立 第21条 对供应商质量体系的开发 采购部每年组织供应商学习质量体系标准，要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。 第22条 供应商质量体系的评定 1．重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。 2．质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。 3．按质量体系编制“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。 4．如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。 第7章 附则 第23条 本制度由采购部制定，并负责解释和修订。 第24条 本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

9.3.4 采购价格控制制度

采购价格直接决定了采购成本，以最低的价格采购到质量最高的物资，是中小企业开展采购内控的基本任务。

中小企业在确定采购价格时，主要存在着因采购定价方法不科学、价格审议不严谨等不合理现象，并由此带来的企业资金损失。因此，企业应规范采购价格管理措施，制定相关的采购价格控制制度。

编 号 制度名称 采购价格控制制度 受控状态 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 目的 为了尽量降低采购价格，控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。 第2条 适用范围 生产所需各项原料、辅料、设备、配件及办公物资的采购价格控制，除其他特殊形式或有特殊要求外，均依照本制度处理。 第3条 职责划分 1．采购部 （1）采购部经理负责指导、监督采购专员进行询价、比价、议价，并对采购专员编制的采购申请报告等进行审核、审批。 （2）采购专员根据采购申请表，负责采购物资价格的估价、询价、比价、议价等相关工作，并制定采购报价单。 （3）负责收集有关供应价格信息，督促相关人员完善价格档案，更新相关重要物资的价格档案。 2．财务部 财务部经理授权相关财务人员调查了解市场状况和物资的采购价格情况，制定物资采购底价。 3．价格审议小组 价格审议小组主要由公司财务部、采购部、生产部、质量管理部等相关部门选派主管及以上级别人员组成，其主要工作职责如下。 （1）负责审议采购报价单价格，并最终确定采购价格。 （2）督促采购部积极进行采购价格询价、议价工作并对采购部议价工作进行考核。 （3）尽量降低采购价格，同时保证采购质量。 第4条 术语解释 编修部门

本制度所指采购底价是指公司采购物资时愿意支付的最高价格。 第2章 采购价格底价确定 第5条 采购底价确定依据 财务部门须依据采购预算制定采购价格的底价。 第6条 收集确定底价所需资料 财务部制定采购底价时，需调查收集以下相关资料。 1．公司以往采购记录。 2．市场调查资料。 3．报载行情。 4．同业公会牌价。 5．著名公司的报价。 6．临时向有关工厂询价。 7．其他机构调查的采购价格。 第7条 采购底价计算 1．财务部根据合理的物资成本、人工成本及作业方法，计算物资的采购价格，其计算公式如下。 采购底价=总成本+采购对象的预期利润 总成本=采购需求量×采购价格+标准时间×（单位时间工资率+单位时间费用率）×（1+修正系数） 预期利润=单位时间费用率×预期利润 2．标准时间包括主要作业时间和准备时间，修正系数产生原因包括为特急品而加班、赶工及试作等。 3．财务部操作时，若供应商无法接受底价时，财务部须根据各采购项目的资料，逐一检讨分析原因。原因合理的，则报财务部经理和主管副总审批后，修正采购项目底价。 4．财务部在利用公式计算的基础上，可综合利用成本加成法、市价法、投资报酬率法等方法对采购底价进行调整、确定。 第3章 询价及议价 第8条 成立价格审议小组 1．价格审议小组的负责人一般是采购主管副总。 2．小组秘书由主管副总选派非采购部门人员担任。 3．组员由各相关部门主管及以上级别的人员或其指定人员组成。 第9条 询价及议价流程 1．价格审议小组在确定采购底价的基础上，确定议价目标并传达采购部进行询价。 2．采购部制作报价单并向供应商分发，供应商填报后由采购部对报价单进行审查并进行报价分析。 3．采购部根据分析结果制定议价方案、确定议价议程，做好议价准备。 4．采购部与供应商接洽谈判，合理应用谈判技巧与供应商展开议价。

5．采购部根据议价达成的一致结果填写请购单报请价格审议小组进行审议。 第10条 报价分析方法 采购部对供应商报价进行分析可采用以下四种方法。 1．固定成本与变动成本分析法：根据采购数量预测单位采购价格，对价格的固定成本与变动成本进行分析，议价可从变动成本入手督促供应商降价。 2．数量折扣分析法：如进行大宗采购时，单位价格减少的比例小于少量采购时的减少比例，可由此找出议价空间。 3．组合报价分析法：企业对不同供应商提供的分项明晰报价表进行同类项目的对比分析，就某一分项成本因素的合理性提出异议，达到降低供应商报价的目的。 4．变动报价分析法：分析比较各供应商之间产品竞争力的高低，适用于只能掌握采购产品中最大分项成本的情况。 第4章 采购价格审议 第11条 采购价格审议流程 1．采购专员根据询价、比价、议价结果编制采购报价单，经采购部经理签字后，提交财务部。采购报价单应包含采购物资名、规格、使用部门、数量、供货商报价、商定价格、供货商详细信息、交货周期等内容。 2．财务部根据采购部送达的采购报价单和采购底价，填制并复核采购价格审议表，连同采购报价单一并提交至价格小组进行审议。进行价格审议之前，价格审议小组须明确采购物资的相关信息，主要内容有以下五点。 （1）采购物资基本信息，如规格、用途、质量标准等。 （2）采购物资的安全库存。 （3）采购物资库存成本费用情况。 （4）采购物资的替代品情况。 （5）采购物资的底价及其他。 3．价格审议小组在了解采购物资的基础上，根据财务部提交的表格了解供应商情况，主要包括以下六个部分。 （1）供应商实际报价。 （2）供应商产品质量及稳定性。 （3）供应商信用状况。 （4）供应商交货期。 （5）供应商优惠政策。 （6）供应商经营状况。 4．价格审议小组根据采购报价单和采购价格审批表召开小组会议，讨论价格审议方法，并由此审议价格。

（1）审议通过的，审议秘书通知采购部办理采购。 （2）审议未通过的，审议秘书向采购部传达价格审议小组的意见和未通过原因。采购部根据结果，重新选择供应商议价，并努力改进采购工作。 5．价格审议小组成员会签审议表，小组秘书向采购部、财务部等相关部门传达审议结果。采购部门根据审议结果，办理采购或重新与供应商议价等。 第12条 价格审议注意事项 1．降低采购价格并不等同于降低采购成本。采购价格降低并不完全意味着采购成本的降低，采购价格并非是影响采购成本的唯一因素。审议小组同样应注意采购交期、采购周期、质量稳定性等影响采购成本的其他重要因素。 2．明确价格审议的目标。审议小组应在保证采购质量和及时采购供应的基础上尽量降低采购价格，而非仅仅审议采购单价。 3．价格审议过程中，审议小组需考虑采购报价日到审议价格日期间采购物资的价格波动情况和市场通货膨胀水平等因素的影响。 第5章 附则 第13条 本制度由采购部制定，并负责解释和修改。 第14条 本制度经总经理批准后自颁布之日起实施。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

9.3.5 结算付款管理制度

结算付款是采购业务的最后一个环节。该环节主要存在付款审核、付款金额把控不严，付款方式不恰当等问题，这些问题可能造成企业资金损失。

因此，中小企业应建立付款结算的管理制度，规范采购付款环节的相关事项，以减少问题的产生。

编 号 制度名称 结算付款管理制度 受控状态 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 目的 为了加强采购订购、付款管理，做好采购结算，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。 编修部门

第2条 适用范围 本公司采购的订约与付款方式，除另有规定外，均须参照本制度办理。 第3条 职责划分 1．采购部负责采购订约、确定付款方式及采购结算相关工作。 2．财务部负责按合同付款。 第2章 采购合约管理规定 第4条 采购下单 采购部下订单方式有三种，具体说明如下图所示。 采购订单下达方式示意图 第5条 订购单适用范围规定 1．标准化产品，不易发生错误。 2．公司与供应商双方有很高的互信度。 3．在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。 4．出现交货问题，容易处置。 5．交货、验收流程成熟、严密。 第6条 国内采购合同规定 1．明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。 2．明确付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等。 3．规定延期罚款的责任、尺度、赔偿方式。 4．规定解约的办法，保障双方权益。 5．商定验收方式与质量问题处理方式。 6．规定供应商保证责任。 7．明确其他认为应予附加的条款。

第7条 国际采购合同规定 1．基本条款包括物资名称、品质与规格要求、单价与总价、数量、货款支付方式、装运、包装、保险等内容。 2．一般条款包括不可抗力事故、索赔规定、仲裁、适用法律、违约及解约等内容。 3．付款方式包括汇款、信用证付款、托收、货到付款、凭单付款等。 第8条 付款方式规定 1．国内采购一般采用一次性后付款方式，即供应商的物资验收合格后，一次性付清该订单的货款，特殊情况需总经理核准。 2．国外采购一般采用信用证付款方式，特殊情况需总经理核准。 第3章 采购付款审核、审批 第9条 凭单付款原则 由采购部填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批后方可支付货款。 第10条 付款申请提出 1．采购物资运抵仓库后，由采购部、仓储部、质量管理部等相关部门进行验收并入库。验收时，验收人员须将运抵的材料与采购合同副本、供应商提供的发运单进行核对。 2．验收无误后，仓储部人员负责办理入库手续，填写一式三份的验收单，一联仓库留存，一联转采购部留存，一联转送财务部留存。采购部将验收单与采购合同副本、供应商提供发票、银行结算凭证相核对，以此确定采购业务完成情况。 4．收到供应商发票后，采购部应将发票与购货订单及验收报告进行比较，核对物资种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及付款方式等是否相符，核对无误后递交财务部申请付款。 第11条 付款申请审核及审批 1．财务部将收到的相关凭证、资料，包括发票、验收单、结算凭证与购货订单、采购合同等进行审议与复核，检查真实性、合法性、合规性与准确性、一致性，作为是否支付货款的依据。 2．经财务部审核通过无误后，填写应付账款单，递交总经理审批，审批通过后由财务部按合同约定付款方式付款。 第4章 采购付款与结算 第12条 付款 1．财务部会计开具付款凭证，交出纳人员办理付款手续。 2．出纳人员付款后，在进货发票上盖“付讫”章，转交会计记账。 第13条 付款结算注意事项 1．采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划。结算计划由采购部结算专员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制订，分清轻重缓急。

2．在向供应商支付货款时，采购部结算专员需对照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。 3．支付货款时财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购结算专员必须在付款后五日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。 4．在部分物资紧张或供应商坚持要求先付款后发货，所需货款需由采购部、财务部和总经理严格审查批准方能办理。 5．如确实需要直接交付支票的，由采购结算专员带正式合法发票到财务部办理借款手续。 6．采购先付款后发货作业具体见公司《采购预付管理规定》。 7．采购结算专员支付采购货款后应依据财务规定的报销程序每半月办理一次报销手续，报销单据应附上购货发票、采购计划单、订购单、验收入库单，并由采购部经理审批。 第14条 应付账款台账管理 1．采购部结算专员负责采购应付账款的管理，设立应付账款台账。 2．采购部结算专员定期编制客户往来对账单发送对方单位，每月核对一次并妥善保存对账记录。 第5章 附则 第15条 本制度由采购部负责制定、修订和解释。 第16条 本制度自公布之日起执行。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 9.4 设计采购业务内部控制记录和凭证

9.4.1 供应商筛选表

供应商 评价内容 企业规模 企业信誉 产品质量 产品价格 产品认证水平 生产技术 加工工艺 开发能力 优5 甲 良3 乙 丙 差1 丁 优5 良3 差1 差1 优5 良3 差1 优5 良3

不合格产品控制 配合度 准时交货 历史合作情况 服务范围 售后服务 质量保证体系 总计得分 部门/人员 筛选结果 签字 评价意见 日期 总经理审批意见 签字： 日期： 年 月 日 9.4.2 询价议价记录表

原询 单价 货币 类别 议价后 议价后 单价 总价 股款 条件 检核 承办人 价格 条件 交货 日期 交运 方式 采购 拟购 项目 供应商 料号 品名 规格 数量 单位 核准 承办单位主管 备注

9.4.3 采购验收报告单

编号： 日期： 年 月 日

物资名称 批号 采购日期 供应商编号 检验记录 检验项目 总评 检验标准 检验结果 合格率 不合格件数 □ 足 □ 短缺 备注 验收数量 规格 数量 到货日期 供应商名称 采购部经理签字： 质量部控制主管签字： 检验员签字：

9.4.4 采购质量保证协议

编 号 文本名称 采购质量保证协议 受控状态 执行部门 监督部门 编修部门 ××供应商： 感谢贵公司多年来的大力支持。为确保购销合同能够顺利执行，双方的合作不受影响，我公司对从供应商处所采购或委托加工的零件做如下规定。 一、目的 为明确我公司（简称为“甲方”）对供应商的质量要求，并为供应商（简称为“乙方”）的产品不合格时，作为处理和索赔的依据。 二、签订合同 采购或委托加工以双方签订“××产品购销合同”形式确认，乙方需在收到甲方合同三天内对合同进行签字确认，合同一经签订即具有法律约束力，必须严格履行。 甲方提供的合同号需在乙方提交的所有交货资料（装箱单、质量证明资料）上标明。

三、质量要求 1．乙方为甲方提供的材料，其质量、性能必须符合甲方的原材料技术标准或外协品内控标准。 2．乙方每次送货时，必须提供物资的合格证或自检报告等证明物资合格的材料。 3．乙方的产品包装必须满足甲方要求；包装必须注明生产日期、生产批号、有效期、重量等。 4．当甲方的客户需要到乙方进行验证时，乙方应给予安排并配合验证工作。 5．乙方必须保证百分之百的及时供货能力。 四、质量记录 由于外购、外协物件的质量直接影响甲方产品的质量，所以乙方必须采取切实可行生产工艺和控制方法对其产品的质量进行有效的控制，并保存必要的质量记录资料（工艺卡、原材料证明、检验记录、加工过程参数记录）以便甲方进行现场审核。 五、零件标识 提供外协加工零件的乙方，需在图纸规定位置或非加工表面明显位置，用钢印或其他不易消失的方法，清楚地标刻上供应商的代号、零件号（按合同所规定使用的图纸或零件清单）、合同号。 六、交货期及包装 1．乙方应按合同签订日期或甲方提前通知交货期（传真）按时交货至甲方。如有延期交货，乙方需予以书面说明，并承担由此所造成的一切责任。 2．零件需按合同号装箱，装箱单上需注明合同号、零件号、零件名称、包装件数、数量、检验人员，乙方需提供适当包装箱和包装物，以确保所有零件在运输途中不会受损，如有影响到零件质量的损坏，甲方将按不合格品退回。 七、质量证明资料 乙方在零件出厂前须对所供零件实施全部的尺寸检验以及必需的化学成分和机械性能方面的测试，并在送货时随装箱单提交尺寸检验报告和有关材质证明、材质化验报告、机械性能测试报告等。 八、入厂检验及不合格品处理 1．甲方质量管理部将对进厂的物料进行100%全检或抽样检验，发现不合格品时将出具“进料异常报告单”，乙方需对不合格品进行原因分析并制定纠正措施，在生产中加以改进，确保同类缺陷不再重复发生。 2．“进料异常报告单”需传回甲方采购部，以对乙方的纠正措施效果进行验证。 3．检验不合格的物料、外协品、零部件将退回给乙方，并由乙方负担甲方实际发生的运输费及试验费。 4．如在生产实际使用过程中出现的属乙方原因的不合格品，也将退回给供应商。乙方需理解上述要求，并签字将此协议作为合同附件，与所签订的合同具有同等效力，未尽事宜双方友好协商解决。 备注：虽然甲方对关键物资、重要物资、一般物资进行性能试验或检验，但在使用过程中如出现质量问题，乙方不能推卸责任，并由乙方负担全部损失。 本公司（甲方）代表（盖章）： 签订日期： 年 月 日 供应商（乙方）代表（盖章）： 签订日期： 年 月 日 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

9.4.5 采购付款结算清单

供应商 收货单号 换 算 率 合同号 验收单号 不含税单价 时间 年 月 日 品种 规格 结算规格 计算单位 数量 面积 含税单价 税率（%） 金额 税额 价税合计 合计 预付金额 备注 实付金额（大写） 经办人签字： 财务部经理签字：